Allgemeine Geschäftsbedingungen

der Bellara Agency UG (haftungsbeschränkt) i. G. · Stand: 10. November 2026

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Bellara Agency UG (haftungsbeschränkt) i. G., Am Waldblick 25, 65479 Raunheim („Bellara“), und ihren Kunden.
2. Bellara schließt Verträge ausschließlich mit Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Mit Verbrauchern werden keine Verträge geschlossen.
3. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn Bellara ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuelle Vereinbarungen im Angebot, im Ablauf-Steckbrief oder in einem gesonderten Vertrag haben Vorrang vor diesen AGB.

§ 2 Vertragsschluss und Vertragsbestandteile

1. Angebote von Bellara sind 30 Tage ab Ausstellungsdatum gültig. Der Vertrag kommt mit der schriftlichen oder elektronischen Annahme des Angebots durch den Kunden zustande.
2. Vertragsbestandteile sind in dieser Rangfolge: das angenommene Angebot, der Ablauf-Steckbrief je Ablauf, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, diese AGB.

§ 3 Leistungen

1. Ablauf-Analyse: Bellara untersucht die Abläufe des Kunden, schätzt Aufwand und Entlastungspotenzial und übergibt das Ergebnis schriftlich. Findet Bellara weniger als 20 Stunden Entlastung pro Monat, wird für die Analyse keine Vergütung berechnet (Analyse-Garantie). Grundlage der Berechnung sind die in der Analyse gemeinsam erhobenen Fallzahlen des Kunden und die durchschnittliche Bearbeitungszeit je Vorgang; die Berechnung wird im Ergebnis offengelegt. Wird innerhalb der im Angebot genannten Frist ein Paket beauftragt, wird die Vergütung der Analyse vollständig auf die Einrichtung angerechnet.
2. Einrichtung: Bellara richtet die im Angebot vereinbarten KI-gestützten Abläufe ein, testet sie, schult die benannten Mitarbeitenden des Kunden und nimmt sie gemeinsam mit dem Kunden in Betrieb (Go-live).
3. Betreuung: Ab Go-live betreibt und überwacht Bellara die Abläufe, behebt Störungen und erstellt monatlich einen Nutzen-Nachweis (Bellara Performance Review). Zwei Anpassungen pro Quartal sind enthalten.
4. Umfang eines Ablaufs: Ein Ablauf umfasst einen Auslöser, bis zu zehn Schritte mit einer Freigabestufe, bis zu zwei angebundene Systeme und bis zu 500 Vorgänge pro Monat. Die Einzelheiten werden vor dem Bau im Ablauf-Steckbrief schriftlich festgelegt.
5. Nicht enthalten sind, soweit nicht ausdrücklich vereinbart: die Entwicklung eigener Software, Anbindungen an Systeme ohne Schnittstelle, die Übernahme großer Altdatenbestände, Rechts- und Steuerberatung sowie Kosten des Telefonanbieters des Kunden, etwa für eine Rufumleitung.
6. Bellara darf zur Leistungserbringung geeignete Dienstleister einsetzen. Für Unterauftragsverarbeiter gelten die Regelungen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

§ 4 Freigabe-Prinzip und Verantwortung des Kunden

1. Aufträge, Angebote, Nachträge und Schreiben an Dritte, die Bellara im Rahmen eines Ablaufs vorbereitet, gehen nur nach Freigabe durch den Kunden hinaus. Ausgenommen sind automatische Eingangsbestätigungen nach einer vom Kunden freigegebenen Textvorlage.
2. Der Kunde prüft Entwürfe vor der Freigabe auf Richtigkeit. Die fachliche und rechtliche Entscheidung bleibt beim Kunden.
3. Die KI gibt sich gegenüber Anrufern und Absendern als KI zu erkennen.

§ 5 Notfälle

1. Dringende Fälle leitet die KI nach den vom Kunden festgelegten Regeln weiter, etwa an seinen Notdienst oder seine Bereitschaft.
2. Bellara ist kein Notrufdienst und ersetzt keinen Bereitschaftsdienst des Kunden. Sicherheitshinweise der KI, etwa auf den Notruf 112, sind Empfehlungen ohne Gewähr.
3. Bei einer Störung der Abläufe werden Anrufe, soweit technisch eingerichtet, an eine vom Kunden benannte Rufnummer geleitet.
4. Der Kunde hält während der gesamten Vertragslaufzeit eine eigene Notfall- bzw. Bereitschaftsnummer vor. Die Notfallregeln werden vor dem Go-live gemeinsam getestet; das Ergebnis wird schriftlich festgehalten. Für eine fehlerhafte Einordnung eines Anliegens als dringend oder nicht dringend haftet Bellara nach § 11.

§ 6 Mitwirkung des Kunden

1. Der Kunde stellt die für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen Informationen, Regeln, Zuständigkeiten, Dienstleisterlisten, Textvorlagen und Zugänge rechtzeitig zur Verfügung.
2. Der Kunde benennt eine Ansprechperson für Freigaben und Notfälle.
3. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er die Daten, die er Bellara zur Verarbeitung überlässt, rechtmäßig verarbeiten darf, und informiert seine Mieter, Eigentümer, Kunden und Mitarbeitenden in geeigneter Weise über den Einsatz der KI.
4. Verzögerungen, die auf fehlender Mitwirkung beruhen, gehen nicht zu Lasten von Bellara.

§ 7 Servicezeiten und Reaktion

1. Die Abläufe arbeiten rund um die Uhr und werden automatisch überwacht. Der persönliche Service von Bellara ist montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr erreichbar, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Hessen.
2. Bei Störungen erhält der Kunde innerhalb der Servicezeiten eine erste qualifizierte Rückmeldung innerhalb von vier Stunden (Property Flow, Flow Business für Meisterbetriebe & Bau) bzw. zwei Stunden (Flow Premium). Für Private Office gelten die vertraglich vereinbarten Service-Level. „Rückmeldung“ bedeutet die erste qualifizierte Antwort, nicht die Lösung.
3. Auf Änderungswünsche erhält der Kunde innerhalb von zwei Werktagen eine Rückmeldung.

§ 8 Vergütung und Zahlung

1. Es gelten die Preise aus dem angenommenen Angebot zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Die Einrichtung ist zu 50 % bei Auftrag und zu 50 % beim Go-live fällig. Die Vergütung der Ablauf-Analyse ist bei Auftrag fällig.
3. Die monatliche Betreuung beginnt mit dem Go-live und wird monatlich im Voraus berechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar.
4. Das im Paket enthaltene Kontingent an Gesprächsminuten gilt je Kalendermonat; ungenutzte Minuten verfallen zum Monatsende. Gezählt werden alle KI-Gespräche, eingehend und ausgehend, sekundengenau; weitergeleitete Gespräche bis zur Übergabe an das Team. Jede zusätzliche Minute wird mit 0,39 € netto berechnet. Ab 80 % Verbrauch erhält der Kunde einen Hinweis.
5. Nach Ablauf der ersten zwölf Monate ab Go-live kann Bellara die monatliche Vergütung mit einer Ankündigung von mindestens zwei Monaten in Textform angemessen anpassen. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Wirksamwerden der Anpassung kündigen.
6. Gerät der Kunde mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug, darf Bellara die Betreuung nach vorheriger schriftlicher Ankündigung mit einer Frist von 14 Tagen aussetzen.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

1. Pilot: Innerhalb der ersten 90 Tage ab Go-live kann der Kunde die Betreuung mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen; maßgeblich ist der Zugang der Kündigung innerhalb dieser 90 Tage. Bereits fällige Vergütungen für die Einrichtung bleiben unberührt.
2. Wird nicht innerhalb des Pilots gekündigt, läuft der Vertrag zwölf Monate ab Go-live. Danach verlängert er sich jeweils um einen Monat und kann mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.
3. Für Bellara Private Office gilt eine feste Laufzeit von zwölf Monaten ab Go-live, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist.
4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).

§ 10 Vertragsende und Ihre Daten

1. Die Daten des Kunden gehören dem Kunden. Bei Vertragsende übergibt Bellara auf Wunsch einen Export der Vorgänge (CSV oder PDF) und löscht die Daten anschließend gemäß dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Löschung bestätigt Bellara schriftlich.
2. Zusätzlich erhält der Kunde bei Vertragsende eine schriftliche Beschreibung seiner Abläufe (Auslöser, Schritte, Regeln, Textvorlagen), damit er sie selbst oder mit einem anderen Anbieter weiterführen kann. Die technische Umsetzung von Bellara ist davon nicht umfasst.

§ 11 Haftung

1. Bellara haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Übernahme einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Bellara nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Vergütung je Vertragsjahr. Die Haftung für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn ist in diesem Fall ausgeschlossen.
3. KI-gestützte Ergebnisse können Fehler enthalten; deshalb gilt das Freigabe-Prinzip nach § 4. Für Inhalte, die der Kunde nach Prüfung freigegeben hat, haftet Bellara nur nach Absatz 1.
4. Ausfälle von Telefon-, Internet- oder KI-Anbietern, die Bellara nicht zu vertreten hat, gelten nicht als Pflichtverletzung von Bellara.
5. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeitenden und Beauftragten von Bellara. Sie gelten auch für Ansprüche aus dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, soweit gesetzlich zulässig.

§ 12 Rechte an Arbeitsergebnissen

1. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die für ihn eingerichteten Abläufe für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
2. Die Rechte an den von Bellara entwickelten Abläufen, Vorlagen, Bausteinen und Methoden verbleiben bei Bellara. Daten, Texte und Vorlagen, die der Kunde einbringt, bleiben Eigentum des Kunden.

§ 13 Datenschutz und Vertraulichkeit

1. Soweit Bellara personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor dem Start einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
2. Beide Parteien behandeln Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.

§ 14 Referenz und Gründungspartner

1. Bellara darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz nennen.
2. Für Gründungspartner gelten die im Angebot vereinbarten Sonderkonditionen und Gegenleistungen (etwa eine Fallstudie mit Kennzahlen nach Freigabe durch den Kunden).

§ 15 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz von Bellara, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.